Ein soziokulturelles Zentrum in einer deutschen Großstadt bietet eine Vielzahl an Kursen und Veranstaltungen an. Das Programm richtet sich insbesondere an Jugendliche und junge Erwachsene und ist bewusst niedrigschwellig: Viele Kurse kosten nur wenige Euro. Neben eigenen Mitarbeitenden gestalten zahlreiche externe Kursleiter:innen das Angebot. 
 

Herausforderung

Vor der Einführung von CiviCRM war die Verwaltung dieser Veranstaltungen extrem aufwendig. Kursleiter:innen mussten ihre Teilnehmerlisten direkt bei der Buchhaltung einholen, um zu prüfen, wer bezahlt hatte. Bei mehreren Kursen pro Tag summierte sich das zu hunderten Einzelbuchungen pro Woche. Fehlende Zahlungen wurden oft erst am Veranstaltungstag bemerkt, was zu Konflikten und Verzögerungen führte. 
 

Lösung mit CiviCRM

Das Zentrum führte CiviCRM ein, um die gesamte Kursverwaltung zu digitalisieren:

• Self-Service für Kursleitungen: Externe Anbieter:innen können ihre Veranstaltungen direkt über das Webinterface in CiviCRM anlegen und verwalten.
• Digitale Anmeldung & Zahlung: Teilnehmende melden sich online an und bezahlen direkt per SEPA-Lastschrift oder PayPal.
• Live-Übersicht am Terminal: Vor der Veranstaltung loggen sich Kursleiter:innen an einem Terminal im Zentrum ein. Dort sehen sie eine auf sie zugeschnittene Übersicht: Teilnehmerlisten, Zahlstatus und offene Beträge lassen sich sofort prüfen. Auch Anwesenheiten werden digital bestätigt. 
   

Ergebnisse

• Zeitersparnis: Manuelle Prüfungen durch die Buchhaltung entfallen, Kursleitungen sind deutlich entlastet.
• Fehlerreduktion: Echtzeit-Daten minimieren Missverständnisse zu Zahlungen und Anmeldungen.
• Unabhängigkeit: Externe Kursleitungen arbeiten eigenständig mit dem System.
• Transparenz: Alle Prozesse sind zentral dokumentiert und nachvollziehbar. 
   

Fazit

Die Einführung von CiviCRM hat die Veranstaltungsverwaltung im Zentrum revolutioniert. Aus einem analogen, personalintensiven Prozess wurde ein digitaler Workflow, der alle Beteiligten entlastet. Das System ist flexibel genug, um auch das stark variierende Kursprogramm mit mehreren Veranstaltungen täglich abzubilden – und bleibt dabei intuitiv bedienbar für externe Anbieter:innen.